Dé succesvolle werkwijze van Jibbr

Het inkooptraject

Jibbr gaat niet zomaar een samenwerking met een leverancier aan. Voordat we een product of dienst aan onze deelnemers aanbieden, voeren we een uitgebreid, collectief inkooptraject uit. In dit inkooptraject vragen we leveranciers niet alleen om hun prijzen op te geven, maar ook om hun kwaliteiten aan te tonen middels het indienen van een aantal dossiers. De leverancier die de beste prijs-kwaliteitverhouding aan kan tonen, krijgt uiteindelijk de opdracht.

Ons aanbestedingstraject in 4 fases

1. Voorbereiding inkooptraject

In de eerste fase maakt Jibbr samen met de werkgroep een analyse van de huidige situatie, waarna Jibbr een plan van aanpak opstelt wat aansluit bij de behoeftes van de organisaties.

2. Opstellen offerteaanvraag

Jibbr legt in de tweede fase alle gemaakte keuzes uit het plan van aanpak vast in een offerteaanvraag waarop leveranciers kunnen reageren.

3. Selectie en toetsen gunningscriteria

Nadat de leveranciers hun offertes hebben ingediend selecteer Jibbr de meest geschikte leverancier die het best aan de gestelde eisen voldoet. Jibbr legt de uiteindelijke beslissingen voor aan de werkgroep.

4. Gunnen en contracteren

Als laatste fase sluit Jibbr een raamovereenkomst met de geselecteerde leverancier en wordt er een contract afgesloten.

Vorige slide

Volgende slide

Contractmanagement

Jibbr beheert alle contracten die naar aanleiding van inkooptrajecten worden gesloten. Jibbr support organisaties en Jibbr zorgt ervoor dat leveranciers zich aan de gemaakte afspraken houden. Leveranciers leveren Service Level Agreement (SLA)-rapporten en facturen aan waarin de werkelijke kosten en efficiëntie van de faciliteiten zijn af te lezen. In de praktijk blijken deze SLA’s echter voor veel organisaties vragen op te leveren. Jibbr ondersteunt organisaties daarbij. Goed contractbeheer kan extra vergoedingen voorkomen die eigenlijk onderdeel zijn van de overeenkomst.

Jibbr controleert regelmatig de status van de betreffende contracten. Dit houdt onder meer in dat er wordt gecontroleerd of de leverancier zijn contractuele verplichtingen nakomt, of alles naar behoren is gedekt door het contract en of loont om contracten open te breken of te verlengen. Daarnaast analyseert en onderzoekt Jibbr rapportages van de leveranciers. Dit wordt verwerkt in de managementrapportages. Op basis van deze gegevens doet Jibbr proactief aanbevelingen om de beste service te realiseren met leveranciers en communiceert deze namens jouw organisatie naar leveranciers.

Jibbr controleert ook facturen. In de praktijk blijkt dat deze facturen vaak niet op juistheid worden gecontroleerd. Dit komt doordat onderliggende gegevens moeilijk te verkrijgen zijn en het vaak niet bekend is welke vergoedingen op grond van een contract gefactureerd kunnen worden. Met de expertise van Jibbr op het gebied van inkooptrajecten en contractmanagement ondersteunen wij organisaties daarbij.